Först ska organisationen registrera sig i Innovationsmätningssystemet.
Vanligtvis utför organisationens kontaktperson registreringen och beställer mätningen. Registreringen sker via länken ”Registrera organisationen” som öppnar en nätblankett. Utöver organisationens basuppgifter frågar vi kontaktpersonens uppgifter så att vår kundtjänst kan kontakta honom/henne vid behov. I samband med registreringen bestäms både kontaktpersonens och svararnas signum och lösenord. Kontaktpersonen ska förvara sitt eget signum på en säker plats eftersom man med hjälp av den kan beställa och följa mätningarna samt ändra på organisationens uppgifter till exempel genom att byta signum.
Efter registreringen styrs kontaktpersonen till kontrollgränssnittet. Senare når man den genom länken ”Logga in”, genom att i de öppna fälten skriva in kontaktpersonens användar- namn och lösenord.
Genom länken ”Beställ mätning” kan man beställa antingen en intern eller en extern mätning. Båda kan också ske på samma gång eftersom interna och externa svarare har olika användarnamn. Två interna mätningar kan inte ske på samma gång utan de måste göras efter varandra. När externa mätningar beställs väljs svarargrupper samt antalet organisationer som deltar i mätningen.
När en mätning beställs bör man komma ihåg att även skriva in organisationens interna enheter i systemet under ”Inmatning av enheter”. Skriv in minst en enhet (t.ex. ”Hela organisationen”), trots att en stor organisation som mäts inte skulle vilja klassificera resultaten genom indelning i enheter.
Efter beställningen kan ni vänta på vår bekräftelse.
När vår orderbekräftelse kommit är mätningen öppen för svar. Kontakpersonen brukar sända svararna begäran om svar per e-post. I meddelandet bör åtminstone följande saker nämnas:
Nedan finns färdiga mallar för brev som kontaktpersonen sänder till svararna per e-post. Breven ska kompletteras med organisationens egna uppgifter och signum som kontaktpersonen anger.
Mall på brev som sänds till leverantörsorganisationer
Mall på brev som sänds till kundorganisationer
Mall på brev som sänds till interna ledningsgrupper och övriga nyckelpersoner
En kopia av begäran om svar i den externa mätningen ska sändas till den som ansvarar för tjänsten till adressen asiakastuki@innovaatiomittaus.fi. Att sända kopior är en förutsättning för att certifikatet beviljas.
Kontaktpersonens kontrollgränssnitt innehåller punkten ”Uppföljning av mätning” där man kan se antalet svarande. Detta är ett bra verktyg för att följa med hur mätningen fortskrider. Ni kan till exempel sända ett påminnelsemeddelande till svararna om svarstiden håller på att gå ut och tillräckligt många inte har svarat.
När svarstiden har gått ut och ni har fått tillräckligt med svar för mätningen kan ni stänga av mätningen vid ”Uppföljning av mätning”. När ni har stängt av mätningen kan nya svar inte längre matas in i systemet och nya svarare kan alltså inte logga in. Samtidigt kan vi börja göra rapporterna.