Aluksi organisaatio tulee rekisteröidä Innovaatiomittaus -järjestelmään.
Rekisteröityminen ei vielä velvoita mihinkään, joten voitte vapaasti
rekisteröityä vaikka vain nähdäksenne järjestelmän toiminnot laajemmin.
Yleensä organisaation yhteyshenkilö suorittaa rekisteröitymisen ja mittauksen
tilaamisen. Rekisteröityminen tapahtuu "Rekisteröi organisaatio" -sivulta.
Organisaation perustietojen lisäksi kysytään yhteyshenkilön tiedot, jotta
asiakaspalvelumme voi olla tarvittaessa häneen yhteydessä. Rekisteröitymisen
yhteydessä luodaan myös tunnukset ja salasanat yhteyshenkilölle sekä sisäistä
ja ulkoista vastaamista varten. Yhteyshenkilö voi syöttää kenttiin haluamansa
tunnukset (tunnuksia pääsee vaihtamaan tarvittaessa myöhemmin). Yhteyshenkilön
kannattaa laittaa oma yhteyshenkilön tunnuksensa hyvään talteen. Sen avulla
pääsee tilaamaan ja seuraamaan mittauksia sekä muokkaamaan organisaation
tietoja, esimerkiksi vaihtamaan tunnuksia.
Rekisteröitymisen jälkeen yhteyshenkilö ohjataan suoraan yhteyshenkilön
hallintakäyttöliittymään. Myöhemmin sinne pääsee syöttämällä yhteyshenkilön
käyttäjätunnuksen ja salasanan kohdassa "Kirjaudu sisään".
Kohdasta "Tilaa mittaus" voi tilata joko sisäisen tai ulkoisen mittauksen.
Molemmat voivat olla käynnissä myös yhtä aikaa, koska sisäisillä ja ulkoisilla
vastaajilla on eri käyttäjätunnus. Kahta sisäistä mittausta ei voi olla
käynnissä yhtä aikaa vaan ne tulee tehdä peräkkäin. Sisäistä mittausta
tilatessa valitaan mitattavat osaamisindeksit, ulkoista mittausta tilattaessa
valitaan vastaajaryhmät sekä mittaukseen osallistuvien organisaatioiden määrä.
Mittausta tilattaessa on muistettava käydä myös syöttämässä organisaation
yksiköt järjestelmään kohdassa "Yksiköiden syöttö". Syötä vähintään yksi
yksikkö (esim. "Koko organisaatio"), vaikka mitattava organisaatio ei
haluaisikaan eritellä tuloksia yksikköjaolla.
Tämän jälkeen voitte jäädä odottamaan tilausvahvistustamme.
Saatuanne tilausvahvistuksemme mittaus on auki vastattavaksi. Yhteyshenkilön on
tapana lähettää vastaajille vastauspyyntö sähköpostiviestinä. Viestissä on hyvä
mainita ainakin seuraavat asiat:
-
Vastaamaan pääsee osoitteessa www.innovaatiomittaus.fi kohdassa "Kirjaudu
sisään".
-
Vastaustunnus ja salasana
-
Päivämäärä, johon mennessä vastaukset on viimeistään annettava
Seuraavassa on valmiit mallikirjeet, jotka yhteyshenkilö lähettää vastaajille
sähköpostilla. Ne tulee täydentää organisaationne omilla tiedoilla ja
yhteyshenkilön määrittämillä tunnuksilla.
-
Malli
toimittajaorganisaatioille
lähettävästä kirjeestä
-
Malli
asiakasorganisaatiolle
lähetettävästä kirjeestä
-
Malli
sisäisille johtoryhmille ja muille omille avainhenkilöille lähetettävästä kirjeestä
Ulkoisen mittauksen vastauspyynnöistä tulee lähettää kopio palvelun
ylläpitäjälle osoitteeseen asiakastuki@innovaatiomittaus.fi. Kopion
lähettäminen on edellytyksenä todistuksen myöntämiselle, jotta todistuksen
laadinta perustuu läpinäkyvyyteen ja on kestävällä pohjalla.
Yhteyshenkilön hallintakäyttöliittymässä on kohta "Mittauksen seuranta", josta
voi käydä katsomassa vastaajamääriä. Tämä on hyvä työkalu mittauksen
edistymisen seurantaan. Voitte lähettää esimerkiksi muistutusviestin
vastaajille, mikäli vastausaika on kulumassa umpeen, eikä tarpeeksi moni ole
vielä vastannut.
Kun vastausaika on päättynyt ja olette saaneet tarpeeksi vastauksia mittaukseen,
voitte käydä sulkemassa mittauksen kohdasta "Mittauksen seuranta". Kun olette
sulkeneet mittauksen, uusia vastauksia ei voi enää syöttää järjestelmään,
eivätkä vastaajat siis pääse kirjautumaan sisään. Tällöin me voimme aloittaa
raporttien tekemisen.