Vous devez tout d’abord inscrire votre organisation sur notre site Internet.
Généralement, la personne de contact de l'organisation effectue l'inscription et procède à la commande. L'inscription peut être effectuée en cliquant sur le lien « Inscrire votre organisation ». Un formulaire en ligne apparaît alors. En plus des informations d’identification de votre organisation, les coordonnées de la personne de contact seront demandées pour que notre service client puisse la contacter, si nécessaire. Lors de l'inscription, vous devez créer les identifiants et mots de passe pour la personne de contact et les différents participants de l’évaluation. L'identifiant et le mot de passe de la personne de contact doivent être soigneusement conservés. Ce sont eux qui permettent, entre autres, de commander de nouvelles analyses, de suivre les évaluations en cours, de modifier les informations concernant l'organisation, et de changer les identifiants et mots de passe.
Une fois l'inscription terminée, la fenêtre d’administration apparaît. Lors de vos prochaines visites sur notre site, vous pourrez accéder à cette fenêtre en cliquant sur « Ouvrir une session », et en tapant votre identifiant et votre mot de passe.
En cliquant sur « Commander une évaluation », vous pouvez commander une évaluation interne ou externe. Les deux évaluations peuvent être actives en même temps, puisque les participants internes et externes ont des identifiants différents. Cependant, deux évaluations internes ne peuvent pas être menées simultanément, elles doivent être consécutives. Lorsque vous commandez une évaluation externe, vous choisissez les groupes de participants et le nombre d'organisations prenant part à l'évaluation.
Lors de la commande d'une évaluation, vous devez également préciser les divisions internes de votre organisation en cliquant sur « divisions ». Entrez au moins une division, même si votre organisation ne désire pas répartir les résultats par division (tapez par exemple, « Toute l'organisation »).
Après avoir effectué ces démarches, veuillez attendre notre confirmation.
Après avoir reçu la confirmation de votre commande, vous pouvez commencer à inviter les personnes ou organisations de votre choix à participer à l’évaluation. La personne de contact invite généralement les futurs participants à prendre part à l'évaluation par courriel. L'invitation doit au moins inclure les informations suivantes :
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L’adresse du site Internet ( www.innovaatiomittaus.fi) et un lien pour aller sur la page qui permet d’ouvrir une session
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L’identifiant et le mot de passe requis
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La date-limite de soumission des réponses.
Les documents suivants sont des modèles d'invitations à envoyer par courriel. Si vous souhaitez les utiliser, n’oubliez pas d’y ajouter les informations concernant votre organisaiton ainsi que les indentifiants et les mots de passe requis.
Modèle d’invitation à envoyer aux fournisseurs
Modèle d’invitation à envoyer aux clients
Modèle d’invitation à envoyer à la direction de l’organisation et aux autres membres clés du personnel
Une copie des invitations pour les évaluations externes doit nous être transmise à cette adresse : asiakastuki@innovaatiomittaus.fi. Il est indispensable que vous nous fassiez parvenir une copie des invitations pour que nous puissions établir les certificats.
La fenêtre de gestion de la personne de contact comporte un lien intitulé « Suivi de l'évaluation », qui permet de voir le nombre de participants qui ont déjà répondu aux questions. Cet outil est très utile pour suivre l'avancement de l'évaluation. Vous pouvez par exemple envoyer des messages de rappel aux participants si la date limite se rapproche et que vous n'avez pas encore obtenu assez de réponses.
Lorsque vous avez obtenu assez de réponses et que le délai a expiré, vous pouvez clôturer l'évaluation sur la page de « Suivi de l'évaluation ». Après la clôture de l'évaluation, aucune nouvelle réponse ne sera acceptée et les participants ne pourront plus ouvrir de session. C’est à partir de ce moment que nous pouvons commencer à établir votre rapport.